KVKK aydınlatma metni

1. Veri sorumlusu

Bu aydınlatma metni, RoomFollow tanıtım sitesi ve hizmetleri bakımından veri sorumlusu sıfatıyla hazırlanmıştır. Şirket unvanı, adresi ve iletişim bilgileri yayına alınmadan önce bu bölüme eklenecektir.

Otelinizin RoomFollow üzerinden işlediği misafir verileri bakımından veri sorumlusu tesisin kendisidir; RoomFollow bu verileri tesis adına işleyen konumundadır.

2. İşlenen kişisel veriler

• Kimlik: ad, soyad.
• İletişim: e-posta adresi, telefon numarası, şehir.
• Mesleki bilgi: çalıştığınız tesis, göreviniz.
• Müşteri işlem: demo talebi, destek kaydı, abonelik ve fatura bilgileri.
• İşlem güvenliği: IP adresi, oturum kayıtları, sistem içi işlem günlüğü.

3. İşleme amaçları

• Talep ettiğiniz demo, teklif ve destek hizmetlerinin sunulması.
• Üyelik ve abonelik süreçlerinin yürütülmesi, lisans yönetimi.
• Sözleşme ve mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
• Bilgi güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi.
• Açık rızanız bulunması hâlinde tanıtım ve bilgilendirme iletişimi.

4. Hukuki sebepler

Kişisel verileriniz, Kanun'un 5. maddesi uyarınca aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• Sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması.
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi.
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat.
• Pazarlama iletişimi bakımından açık rıza.

5. Toplama yöntemi

Veriler; web sitesindeki formlar, e-posta, telefon görüşmeleri ve yazılımın kullanımı sırasında otomatik oluşan kayıtlar aracılığıyla elektronik ortamda toplanır.

Analitik çerezler: Tanıtım sitesinde Google Analytics 4 yalnızca açık rızanızla çalışır. Rıza vermezseniz ölçüm betiği hiç yüklenmez. Rıza verdiğinizde işlenen veriler ziyaret edilen sayfalar, oturum süresi, ülke/şehir düzeyinde konum ve cihaz bilgisidir; ad, e-posta, telefon gibi kimliğinizi doğrudan belirleyen veriler bu araca aktarılmaz. Hukuki sebep: açık rıza (KVKK m.5/1). Rızanızı dilediğiniz an geri alabilirsiniz.

Kullanım analizi (Hotjar): Yine yalnızca açık rızanızla, sayfa kullanımını anlamak için Hotjar çalışır. İşlenen veriler tıklama/kaydırma davranışı, ziyaret edilen sayfalar, ekran ve cihaz bilgisi ile ülke düzeyinde konumdur. Form alanları teknik olarak maskelenmiştir; ad, e-posta, telefon ve mesaj içerikleri bu araca aktarılmaz. Veri işleyen: Hotjar Ltd. (Malta), işleme yeri Avrupa Birliği. Hukuki sebep: açık rıza (KVKK m.5/1).

6. Aktarım

Verileriniz; hizmetin sunulabilmesi için barındırma, e-posta gönderimi ve ödeme hizmeti aldığımız tedarikçilerle ve yasal olarak zorunlu hâllerde yetkili kamu kurumlarıyla, amaçla sınırlı olarak paylaşılabilir. Yurt dışına aktarım söz konusu ise Kanun'un 9. maddesindeki şartlara uyulur.

7. Saklama süresi

Veriler, işleme amacının gerektirdiği süre ve mevzuatta öngörülen asgari saklama süreleri boyunca saklanır; sürenin sonunda silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Demo ve iletişim talepleri en fazla 12 ay saklanır.

8. Haklarınız

Kanun'un 11. maddesi uyarınca; kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme ve zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Taleplerinizi iletişim sayfamız üzerinden iletebilirsiniz. Başvurunuz, niteliğine göre en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.

9. Misafir verileri hakkında

Otelinizin RoomFollow'a girdiği misafir kimlik, iletişim ve konaklama bilgilerinin hukuka uygun toplanması, gerekli aydınlatmanın yapılması ve izinlerin alınması tesisin sorumluluğundadır. RoomFollow bu verileri yalnızca tesisin talimatı doğrultusunda işler ve kendi amaçları için kullanmaz.