Gizlilik politikası

Son güncelleme: 2026

1. Bu politika neyi kapsıyor

Bu politika, RoomFollow tanıtım web sitesini ziyaret ettiğinizde ve RoomFollow otel yönetim yazılımını kullandığınızda hangi kişisel verileri topladığımızı, bunları neden işlediğimizi ve ne kadar süre sakladığımızı açıklar.

İki farklı rolümüz vardır: tanıtım sitesi ve kendi müşteri kayıtlarımız için veri sorumlusu, otelinizin sisteme girdiği misafir verileri için ise veri işleyen konumundayız. Misafir verilerinin sorumlusu tesisin kendisidir.

2. Topladığımız veriler

Sizden doğrudan aldıklarımız

  • Demo ve iletişim formları: ad soyad, tesis adı, e-posta, telefon, göreviniz, oda sayısı ve yazdığınız mesaj.
  • Üyelik kaydı: ad soyad, tesis bilgileri, e-posta, telefon ve şifreniz (geri döndürülemez biçimde saklanır — açık hâlini biz de göremeyiz).
  • Abonelik: fatura bilgileri ve ödeme sağlayıcısından dönen işlem kayıtları. Kart numaranız bizde tutulmaz.

Otomatik oluşanlar

  • Oturum çerezi: panele giriş yaptığınızda oturumunuzu taşıyan zorunlu çerez.
  • Sunucu kayıtları: güvenlik ve hata takibi amacıyla tutulan IP adresi, tarayıcı bilgisi ve istek zamanı.
  • İşlem günlüğü: yazılım içinde hangi kullanıcının ne zaman ne yaptığı.

İsteğe bağlı analitik çerezler

Bu tanıtım sitesinde, sayfaların nasıl kullanıldığını anlamak için Google Analytics 4 kullanıyoruz. Bu ölçüm yalnızca siz açık rıza verirseniz çalışır: siteye ilk girişinizde çıkan çerez bandında «Kabul et» demediğiniz sürece hiçbir ölçüm betiği yüklenmez ve hiçbir analitik çerez oluşturulmaz.

  • Ne topluyor: ziyaret edilen sayfalar, sitede geçirilen süre, yaklaşık konum (ülke/şehir düzeyinde), cihaz ve tarayıcı bilgisi, siteye hangi kaynaktan geldiğiniz.
  • Ne toplamıyor: adınız, e-postanız, telefonunuz veya formlara yazdığınız hiçbir bilgi analitik araca gönderilmez. Reklam veya profilleme amacıyla kullanılmaz, reklam ağlarıyla paylaşılmaz.
  • Kim işliyor: Google Ireland Limited. Veriler Google altyapısında yurt dışında işlenir.
  • Vazgeçme: kararınızı dilediğiniz an değiştirebilirsiniz; tarayıcınızın site verilerini temizlemeniz yeterlidir, bandı yeniden görürsünüz.

İsteğe bağlı kullanım analizi (Hotjar)

Aynı açık rıza kapsamında Hotjar kullanıyoruz. Hotjar, sayfaların hangi bölümlerinin okunduğunu ve nerelere tıklandığını anlamamızı sağlar. Rıza vermezseniz Hotjar da hiç yüklenmez.

  • Ne kaydediyor: fare hareketi, tıklama ve kaydırma davranışı, ziyaret edilen sayfalar, ekran boyutu, cihaz ve tarayıcı bilgisi, ülke düzeyinde konum. Bu kayıtlar anonim oturum kayıtları ve ısı haritaları olarak saklanır.
  • Formlarınız kayda alınmaz: sitedeki bütün form alanları teknik olarak maskelenmiştir. Ad, tesis adı, e-posta, telefon veya yazdığınız mesaj Hotjar'a hiçbir şekilde gönderilmez.
  • Kim işliyor: Hotjar Ltd. (Malta). Veriler AB içinde işlenir.
  • Vazgeçme: tarayıcınızın site verilerini temizleyerek çerez bandını yeniden görebilir, kararınızı değiştirebilirsiniz. Hotjar'ın kendi devre dışı bırakma sayfasını da kullanabilirsiniz.

Bunun dışında bu sitede reklam veya davranışsal hedefleme çerezi kullanmıyoruz; toplanan hiçbir veri reklam ağlarıyla paylaşılmaz veya satılmaz.

3. Verileri neden işliyoruz

  • Talep ettiğiniz demoyu planlamak ve sorularınızı yanıtlamak.
  • Hesabınızı oluşturmak, aboneliğinizi ve lisansınızı yönetmek.
  • Hizmeti sunmak, desteklemek ve iyileştirmek.
  • Yasal yükümlülükleri yerine getirmek (faturalandırma, mevzuat gereği bildirimler).
  • Sistemin güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı ve dolandırıcılığı önlemek.

Pazarlama e-postalarını yalnızca açık izin verdiyseniz göndeririz ve her mesajda çıkış bağlantısı bulunur.

4. Kimlerle paylaşıyoruz

Verilerinizi satmıyoruz. Yalnızca hizmetin çalışması için gereken tedarikçilerle, gereken kadarını paylaşırız:

  • Barındırma ve altyapı sağlayıcısı
  • E-posta gönderim servisi
  • Ödeme kuruluşu
  • Yasal olarak zorunlu hâllerde yetkili kurumlar

Otelinizin sisteme girdiği misafir verileri, ilgili mevzuat gereği yaptığınız EGM/KBS ve Jandarma bildirimleri dışında hiçbir üçüncü tarafa aktarılmaz.

5. Saklama süreleri

  • Demo ve iletişim talepleri: talep karşılandıktan sonra en fazla 12 ay; talebiniz üzerine daha önce silinir.
  • Hesap ve otel verileri: aboneliğiniz sürdüğü müddetçe.
  • Abonelik sonrası: verilerinizi dışa aktarmanız için tanınan süre sonunda kalıcı olarak silinir.
  • Mali kayıtlar: mevzuatın öngördüğü yasal saklama süresi boyunca.

6. Güvenlik

Tüm trafik TLS ile şifrelenir, veriler disk üzerinde şifreli tutulur, erişim rol bazlı yetkilerle sınırlanır ve düzenli yedek alınır. Ayrıntılar için güvenlik sayfamıza bakabilirsiniz. Hiçbir sistemin yüzde yüz güvenli olmadığını biliyoruz; bir ihlal durumunda mevzuatın öngördüğü süre içinde sizi ve yetkili kurumu bilgilendiririz.

7. Haklarınız

Kişisel verilerinize erişme, düzeltme, silinmesini isteme, işlemeye itiraz etme ve verilerinizi taşınabilir bir biçimde alma haklarına sahipsiniz. Taleplerinizi iletişim sayfamızdan iletebilirsiniz; kimliğinizi doğruladıktan sonra en geç 30 gün içinde yanıt veririz.

8. Çocukların verileri

RoomFollow işletmelere yönelik bir hizmettir; 18 yaşından küçüklere doğrudan hizmet sunmayız ve bilerek onlardan veri toplamayız.

9. Değişiklikler

Bu politikayı zaman zaman güncelleyebiliriz. Önemli değişikliklerde kayıtlı kullanıcılarımıza e-posta ile bildirim yaparız; sayfanın üst kısmındaki güncelleme tarihi her zaman geçerli sürümü gösterir.

10. İletişim

Bu politikayla ilgili sorularınız için iletişim sayfamızı kullanabilirsiniz.