A hotel shift plan is more than a table showing who works mornings, evenings or nights. Occupancy, arrival and departure peaks, restaurant service, night audit, housekeeping, maintenance, employee qualifications, leave and statutory rest limits must be balanced in one schedule. Understaffing creates queues while overstaffing raises unnecessary labour cost; more importantly, back-to-back shifts, missing weekly rest or unrecorded overtime create health and compliance risks. Under Labour Law No. 4857, normal weekly working time is at most 45 hours and daily distribution is generally capped at 11 hours. Night work and the tourism exception require separate review. A sound system separates the planned shift from actual work, rechecks every change against limits and creates traceable data for payroll and leave records. This is not legal or payroll advice; confirm employment contracts, collective agreements, the property's tourism status and employee-specific circumstances with a qualified adviser.

What you will learn in this article
  • Shift demand should be derived from occupancy and operational workload; the 45-hour week, 11-hour day, breaks, weekly rest and rest between shifts should be checked together for each employee.
  • The night period and 7.5-hour rule should be tracked separately; night work above 7.5 hours in tourism services should be planned only with written consent and while preserving all other legal limits.
  • The planned roster, actual attendance, overtime, leave and payroll should be linked; shift changes should be logged with a reason and approval without deleting the earlier record.

Calculate staffing needs from occupancy and workload

İyi vardiya planı geçen haftanın çizelgesini kopyalamakla başlamaz. Oda doluluğu, beklenen giriş ve çıkış sayısı, grup hareketi, kahvaltı ve restoran kuveri, etkinlik, oda temizliği, arıza-bakım işleri ve gece denetimi görevleri saatlik iş yüküne çevrilmelidir. Her bölüm için görev başına ortalama süre, gerekli yetkinlik, tek başına çalışılamayan görev ve asgari sorumlu sayısı tanımlanmalıdır. Böylece yüzde 80 doluluk olan iki günün iş yükünün, giriş-çıkış dağılımına göre neden farklı olduğu görünür olur.

Talep tahmini kesin sonuç değil, planlama girdisidir. Son dakika rezervasyonu, hastalık veya büyük grup gecikmesi için yedek kapasite ve çağrı zinciri belirlenmelidir. Ancak yedek plan, çalışanın sürekli ulaşılabilir sayılması anlamına gelmemelidir. Sistem bölüm, görev, yetkinlik ve zaman dilimi bazında açık vardiyayı göstermeli; yönetici açığı yalnız toplam kişi sayısıyla değil hizmet seviyesi ve çalışan sınırlarıyla birlikte kapatmalıdır.

  • Doluluk, giriş-çıkış, kuver, etkinlik ve bakım yükü saatlik tahmine çevrildi.
  • Her vardiya için görev, yetkinlik ve asgari sorumlu sayısı tanımlandı.
  • Son dakika değişiklikleri için yedek liste ve iletişim sırası oluşturuldu.
  • Personel açığı toplam sayı yerine bölüm ve yetkinlik bazında gösterildi.

Track the 45-hour weekly and 11-hour daily limits per employee

4857 sayılı İş Kanununa göre genel bakımdan çalışma süresi haftada en çok 45 saattir. Aksi kararlaştırılmamışsa bu süre haftanın çalışılan günlerine eşit bölünür; tarafların anlaşmasıyla günlere farklı dağıtılabilir fakat günlük çalışma 11 saati aşamaz. Vardiya çizelgesi yalnız takvim haftasındaki kutuları saymamalı; iş sözleşmesindeki normal süreyi, önceki ve sonraki günleri, birden fazla bölümdeki görevi ve onaylı değişiklikleri aynı çalışan kaydında toplamalıdır.

Çizelgedeki başlangıç-bitiş aralığı ile çalışma süresi aynı değildir. Kanuni ara dinlenmeleri çalışma süresinden sayılmaz; buna karşılık işe hazır bekleme, devir teslim, kasa sayımı veya vardiya kapanışının çalışma süresine etkisi somut iş düzenine göre değerlendirilmelidir. Sistem planlanan net süreyi açıkça göstermeli, 11 saatlik günlük sınırı fazla çalışma dahil kontrol etmeli ve limit aşıldığında yalnız uyarı vermek yerine yayımlamayı engelleyen bir onay akışı kullanmalıdır.

  • Normal haftalık süre ve sözleşme türü çalışan kartına kaydedildi.
  • Haftalık toplam 45 saat ve günlük toplam 11 saat sınırı otomatik kontrol edildi.
  • Ara dinlenmesi vardiya aralığından ayrı ve görünür tutuldu.
  • Devir teslim ile kapanış işleri fiilî çalışma kaydına dahil edildi.

Apply night-shift rules and the tourism exception correctly

İş Kanunu çalışma hayatında geceyi en geç 20.00'de başlayıp en erken 06.00'ya kadar geçen dönem olarak tanımlar. Çalışma süresinin yarısından fazlası gece dönemine rastlayan posta gece postası sayılır. Gece çalışması kural olarak 7,5 saati geçemez. Turizm hizmeti yürütülen işlerde işçinin yazılı onayıyla 7,5 saatin üzerinde gece çalışması yaptırılabilmesi, günlük 11 saat ve diğer dinlenme kurallarını ortadan kaldırmaz; tesisin mevzuatta tanımlanan turizm hizmeti kapsamında olup olmadığı da belge üzerinden doğrulanmalıdır.

Onay tek bir profil kutusu olarak süresiz varsayılmamalıdır. Onayın kapsamı, tarihi, belgesi ve geri çekilme durumu çalışan dosyasında izlenmeli; özel koruma gerektiren çalışanlar ayrıca kontrol edilmelidir. Gebe ve emziren çalışanların gece postalarına ilişkin kuralları ile kadın çalışanlar için ulaşım gibi yükümlülükler ayrı düzenlemelere tabidir. Vardiya motoru bu durumları yöneticinin hatırlamasına bırakmamalı, uygun olmayan atamayı daha yayımlanmadan engellemelidir.

  • 20.00-06.00 dönemi ve çalışmanın yarısından fazlası kuralı uygulandı.
  • Gece çalışmasında 7,5 saat sınırı ayrı kontrol edildi.
  • Turizm istisnası için tesis kapsamı ve çalışanın yazılı onayı doğrulandı.
  • Gebe, emziren ve özel koruma gerektiren çalışan kuralları otomatik işlendi.

Preserve 11 uninterrupted hours of rest between shifts

Postası değiştirilecek işçi kesintisiz en az 11 saat dinlendirilmeden diğer postada çalıştırılamaz. Bu nedenle akşam vardiyasından çıkan çalışanın ertesi sabah erken vardiyaya yazılması, haftalık toplam 45 saatin altında kalsa bile uygun olmayabilir. Kontrol yalnız aynı departmandaki vardiyalara bakmamalı; banket, restoran, resepsiyon veya başka tesisteki görevlendirmeler aynı kişinin zaman çizelgesinde birleştirilmelidir.

Gece ve gündüz postalarının sıraya konulmasında mevzuattaki nöbetleşme esasları ve çalışan sağlığı gözetilmelidir. Sık yön değiştiren çizelge uyku düzenini bozar ve hata riskini artırır. Mümkün olduğunda vardiyalar öngörülebilir bloklar halinde planlanmalı, değişiklik çalışanla zamanında paylaşılmalı ve acil çağrı sonrası bir sonraki vardiya yeniden hesaplanmalıdır. Takas talebi onaylanırken yalnız iki çalışanın isteği değil, her iki kişinin dinlenme ve yetkinlik koşulları yeniden kontrol edilmelidir.

  • Ardışık vardiyalar arasında kesintisiz en az 11 saat bırakıldı.
  • Farklı bölüm ve tesis görevlendirmeleri tek zaman çizelgesinde birleştirildi.
  • Gece-gündüz geçişleri öngörülebilir bloklar ve nöbetleşmeyle planlandı.
  • Vardiya takası iki çalışan için de limit ve yetkinlik kontrolünden geçti.

Make breaks and weekly rest part of the roster

Ara dinlenmesi günlük çalışma süresine göre en az; dört saat veya daha kısa işlerde 15 dakika, dört saatten fazla ve 7,5 saate kadar işlerde 30 dakika, 7,5 saatten fazla işlerde bir saattir. Bu süreler işin ortalama bir zamanında ve kural olarak kesintisiz verilir; işin niteliği nedeniyle gruplar halinde kullandırılması gerekiyorsa fiilen kullanılabildiği gösterilmelidir. Masada yemek yemek veya çağrı beklerken dinlenme görünmek, otomatik olarak gerçek ara dinlenmesi sayılmamalıdır.

Yedi günlük zaman diliminde kesintisiz en az 24 saat hafta tatili planı, vardiya döngüsünün başında görünmelidir. Hafta tatilini aylık toplam boş gün sayısına indirgemek ardışık çalışma günlerini gizleyebilir. PMS veya personel sistemi ara dinlenmesi ile hafta tatilini ayrı olaylar olarak tutmalı; değişiklik sonrası dinlenme koşullarını yeniden hesaplamalıdır. İzin, rapor veya genel tatil kaydı da hafta tatilinin yerine sessizce geçirilmemelidir.

  • Ara dinlenmesi net çalışma süresine göre 15, 30 veya 60 dakika planlandı.
  • Dinlenmenin fiilen kullanılabileceği bölüm ve saat çizelgede gösterildi.
  • Yedi günlük dönemde kesintisiz en az 24 saat hafta tatili korundu.
  • İzin, rapor, genel tatil ve hafta tatili farklı kayıt türleri olarak tutuldu.

Do not confuse overtime with working-time equalisation

Fazla çalışma, haftalık 45 saati aşan çalışmadır; sözleşmeyle haftalık süre 45 saatin altında belirlenmişse 45 saate kadar olan bölüm fazla sürelerle çalışma olarak değerlendirilir. Denkleştirme ise tarafların anlaşmasıyla bazı haftaların yoğun, bazılarının daha düşük planlanması ve ilgili dönem ortalamasının normal haftalık süreyi aşmamasıdır. Yoğun haftadaki her saat otomatik olarak fazla mesai sayılmayabilir, fakat günlük 11 saat sınırı denkleştirmeyle aşılamaz.

Fazla çalışma için çalışanın onayı, yıllık toplam ve ücret ya da serbest zaman sonucu izlenmelidir. Fazla Çalışma Yönetmeliği yıllık fazla çalışma toplamını 270 saatle sınırlar. Vardiya planı bu bakiyeyi yaklaşan yoğun dönemle birlikte göstermeli; onaysız veya limiti aşan atamayı engellemelidir. Planlanan fazla çalışma ile gerçekleşen süre farklı olabilir; bordroya yalnız fiilî, doğrulanmış ve mevzuata uygun kayıt aktarılmalıdır.

  • Normal süre, fazla sürelerle çalışma, fazla çalışma ve denkleştirme ayrıldı.
  • Denkleştirme dönemi ve tarafların anlaşması kayıt altına alındı.
  • Fazla çalışma onayı ile yıllık 270 saat toplamı kişi bazında izlendi.
  • Bordroya plan değil doğrulanmış fiilî çalışma süresi aktarıldı.

Connect annual leave, sick leave and absence to capacity planning

Yıllık izin talebi onaylandığında çalışan vardiya havuzundan otomatik çıkarılmalı, ancak izin bakiyesi yalnız plan ekranından düşürülmemelidir. Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliğine göre izin sürelerinin bir bölümü 10 günden az olmamak üzere tarafların anlaşmasıyla bölümler halinde kullanılabilir; hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz. İzin kaydı, hak kazanma tarihi, kullanılan gün, yol izni ve kalan bakiye ile personel dosyasında izlenmelidir.

Hastalık raporu, mazeret izni, ücretsiz izin ve devamsızlık farklı ücret ve hak sonuçlarına sahiptir. Yönetici vardiya açığını kapatırken bu kayıtları tek bir 'izinli' etiketi altında değiştirmemelidir. Onaylı izin iptali veya işe erken dönüş gerekçeli ve çalışanla teyitli işlem olmalı; eski kayıt korunmalıdır. Sezon yoğunluğunda izin talepleri iş durumuyla dengelenirken hakkın kullandırılması ertelenen belirsiz bir bakiyeye dönüşmemeli, yıllık plan ve sorumlu takibi bulunmalıdır.

  • İzin onayı çalışanı uygun vardiya havuzundan otomatik çıkardı.
  • En az 10 günlük bölüm ve tatil günlerinin izin hesabı doğru uygulandı.
  • Rapor, mazeret, ücretsiz izin ve devamsızlık ayrı neden kodlarıyla izlendi.
  • İzin bakiyesi personel kaydı ve vardiya kapasitesiyle uzlaştırıldı.

Reconcile planned and actual work in an auditable system

Yayımlanan çizelge kimin ne zaman çalışmasının beklendiğini, puantaj ise fiilen ne olduğunu gösterir. Geç giriş, geç çıkış, çağrı üzerine çalışma, bölüm değişikliği, devir teslim ve onaylı takas ayrı hareketler olarak toplanmalıdır. İşveren çalışma sürelerini uygun araçlarla belgelemek zorundadır; bu nedenle sonradan düzenlenen Excel toplamı yerine kaynağı, zamanı ve onayı görülebilen kayıt zinciri kurulmalıdır.

Her çizelge sürümünde yayımlayan kullanıcı, tarih, değişiklik gerekçesi ve etkilenen çalışanlar saklanmalıdır. Çalışan kendi güncel vardiyasını, molasını ve onaylı değişikliklerini mobil veya basılı kanaldan erişilebilir biçimde görebilmelidir. Gün sonu kontrolü plan-fiilî farklarını, eksik dinlenmeyi, limit aşımını ve onaysız fazla çalışmayı sorumluya görev olarak vermelidir. Ay kapanışında vardiya, puantaj, izin ve bordro toplamları uyuşmadan kayıt kesinleştirilmemelidir.

  • Planlanan vardiya ile fiilî giriş-çıkış süreleri ayrı tutuldu.
  • Her değişiklik önceki sürüm, gerekçe, kullanıcı ve zamanla loglandı.
  • Çalışan güncel vardiya ve onaylarını erişilebilir kanaldan gördü.
  • Vardiya, puantaj, izin ve bordro ay kapanışında uzlaştırıldı.
Short answers

FAQ

Can a hotel employee be scheduled for a 12-hour night shift?

The start-to-finish span must be separated from net working time. Daily work generally cannot exceed 11 hours and night work is generally limited to 7.5 hours. Written consent may allow night work above 7.5 hours in tourism services, but the daily limit, breaks and other protections still apply. A qualified adviser should review the actual roster against the property's status and the employee's circumstances.

How many hours of weekly rest should a hotel employee receive?

Under the Labour Law, at least 24 uninterrupted hours of weekly rest must be provided within each seven-day period. Showing enough days off in a monthly roster is not sufficient by itself; consecutive workdays and every seven-day window must also be checked.

May employees swap shifts among themselves?

A swap should not become final without manager approval. The system should recheck both employees' qualifications, daily and weekly hours, at least 11 hours of rest between shifts, night-work conditions and weekly rest, and log both the old and new roster.

Sources and updates

This content is not legal, payroll or occupational health and safety advice. Employment contracts, collective agreements, the property's tourism certificate and employee-specific circumstances should be reviewed by a qualified adviser. Sources were checked on 13 October 2026.